Was leistet ein Human-in-the-Loop-Workflow im Alltag?

Ein Human-in-the-Loop-Workflow sorgt dafür, dass eine Software Vorschläge liefert, eine Fachkraft aber jede kritische Entscheidung selbst trifft und dokumentiert. Am Beispiel eines Rechnungslaufs bedeutet das: Der Agent liest die Eingangsrechnung, gleicht Betrag und Bestellnummer mit dem Wareneingang ab und schlägt eine Kontierung vor. Auffällige Fälle landen mit Begründung auf dem Bildschirm der Kreditorenbuchhaltung.

Konkret sieht das in SAP MIRO oder in der DATEV Belegfreigabe so aus: Rechnungen unterhalb eines festgelegten Schwellwerts, bei denen Bestellung, Wareneingang und Rechnungsbetrag übereinstimmen, durchlaufen die Prüfung automatisch und werden protokolliert. Weicht der Betrag ab, fehlt ein Wareneingang oder liegt der Betrag über der Freigabegrenze, stoppt der Ablauf. Die Fachkraft sieht dann nicht nur die Rechnung, sondern auch, warum der Agent sie nicht selbst freigegeben hat.

Das Ergebnis ist kein vollautomatischer Rechnungslauf, sondern ein Freigabelauf mit klarer Aufgabenteilung: Der Agent bereitet vor, sortiert und markiert Abweichungen, die Fachkraft entscheidet über Zahlung oder Rückfrage. Für den Alltag heißt das weniger Sucharbeit in drei Postfächern und ein nachvollziehbarer Prüfschritt vor jeder Zahlung, ohne dass die Verantwortung an die Maschine abgegeben wird.

Wann ist ein Human-in-the-Loop-Workflow rechtlich vorgeschrieben?

Verpflichtend wird ein Human-in-the-Loop-Workflow für Hochrisiko-KI-Systeme nach Artikel 14 des EU AI Act, der wirksame menschliche Aufsicht während der gesamten Nutzungsdauer fordert Artikel 14 zur menschlichen Aufsicht. Artikel 26 legt fest, dass Betreiber diese Aufsicht organisatorisch umsetzen müssen. Die Hochrisiko-Pflichten gelten ab dem 2. August 2026, Vorbereitung sollte deutlich früher beginnen.

Artikel 14 unterscheidet dabei nicht nur, ob ein Mensch eingebunden ist, sondern ob die Aufsicht tatsächlich wirksam sein kann: Die Person muss die Ausgabe des Systems verstehen, Grenzen der Zuverlässigkeit kennen und die Möglichkeit haben, eine Entscheidung zu übersteuern oder zu stoppen Artikel 14 zur menschlichen Aufsicht. Ein Freigabebutton ohne echte Prüfmöglichkeit erfüllt diese Anforderung nicht. Parallel dazu greift Artikel 22 der DSGVO, wenn eine automatisierte Entscheidung rechtliche Wirkung entfaltet oder eine Person erheblich beeinträchtigt, etwa bei Kreditvergabe oder Bewerbervorauswahl. In solchen Fällen hat die betroffene Person ein Recht auf menschliches Eingreifen.

Für Unternehmen im Mittelstand ist relevant, dass beide Regelwerke nicht nur für neu entwickelte KI-Systeme gelten, sondern auch für eingekaufte Software, die in Genehmigungsprozesse eingebunden wird. Wer heute schon Freigabeschritte mit KI-Unterstützung plant, sollte die Anforderungen aus Artikel 14 als Konstruktionsprinzip behandeln und nicht als nachträgliche Dokumentationspflicht. Das betrifft insbesondere Bereiche, in denen bereits Automatisierung im Einsatz ist, etwa in Verbindung mit KI-Agenten und Workflow-Automatisierung.

Was kostet ein formal abgezeichneter Freigabeschritt?

Ein Freigabeschritt, der nur pro forma abgezeichnet wird, kostet im Ernstfall ein Bußgeld in Millionenhöhe, weil Aufsichtsbehörden zwischen formaler und wirksamer Prüfung unterscheiden. Die niederländische Datenschutzbehörde verhängte gegen Uber ein Bußgeld von 824.990.000 Euro, unter anderem weil automatisierte Entscheidungen ohne wirksame menschliche Kontrolle getroffen wurden.

Der Fall zeigt, dass eine Unterschrift allein keine Aufsicht ersetzt. Wirksame Prüfung bedeutet, dass die zuständige Person die Grundlage der Entscheidung tatsächlich nachvollzieht, abweichende Fälle erkennt und im Zweifel widerspricht. Wird eine KI-Empfehlung routinemäßig ohne inhaltliche Prüfung bestätigt, spricht man von Automatisierungsbias, und der formale Freigabeschritt verliert seine rechtliche Schutzwirkung.

Der Bußgeldrahmen ist entsprechend hoch angesetzt: Artikel 83 Absatz 5 DSGVO erlaubt bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes, Artikel 99 des AI Act sieht für Verstöße gegen die Pflicht zur menschlichen Aufsicht bei Hochrisiko-Systemen ähnliche Größenordnungen vor. Für die Praxis heißt das: Ein Human-in-the-Loop-Workflow muss so gestaltet sein, dass die Prüfung inhaltlich möglich bleibt, auch wenn das Volumen hoch ist.

Wie unterscheiden sich Human-in-the-Loop, Human-on-the-Loop und Human-in-Command?

Die drei Stufen unterscheiden sich darin, wie eng ein Mensch in die einzelne Entscheidung eingebunden ist. Beim Human-in-the-Loop-Prinzip prüft eine Person jeden kritischen Einzelfall vor der Ausführung. Human-on-the-Loop bedeutet, dass der Mensch überwacht und eingreifen kann, aber nicht jeden Fall einzeln freigibt. Human-in-Command legt die grundsätzliche Entscheidungsbefugnis auf strategischer Ebene fest.

Im Mittelstand entspricht das drei unterschiedlichen Einsatzfeldern. Human-in-the-Loop passt zu Vorgängen mit hoher Einzelfallrelevanz, etwa Rechnungen über einem Schwellwert, Vertragsfreigaben oder personalbezogene Vorauswahlen. Human-on-the-Loop eignet sich für Prozesse mit hoher Frequenz und geringem Einzelrisiko, etwa die laufende Überwachung von Produktionsdaten, bei der ein Team Abweichungen im Dashboard sieht und stichprobenartig eingreift. Human-in-Command betrifft die Ebene der Geschäftsführung, die festlegt, in welchen Bereichen ein Agent überhaupt eigenständig vorschlagen oder handeln darf.

Die drei Stufen schließen sich nicht gegenseitig aus, sondern greifen ineinander: Eine Geschäftsführung entscheidet im Sinne von Human-in-Command, welche Prozesse automatisiert werden dürfen. Innerhalb dieses Rahmens legt die Fachbereichsleitung fest, welche Vorgänge Einzelfallprüfung benötigen und welche nur überwacht werden. Diese Zuordnung ist Grundlage jeder Freigabematrix und sollte vor der technischen Umsetzung schriftlich festgehalten werden.

Welche Entscheidungen darf die KI vorbereiten, welche muss ein Mensch treffen?

Die KI darf Entscheidungen vorbereiten, sortieren und mit Begründung versehen. Treffen muss sie ein Mensch, sobald die Entscheidung rechtliche Wirkung entfaltet, einen festgelegten Geldbetrag übersteigt, personenbezogene Daten in sensibler Weise betrifft oder sich nicht ohne Weiteres rückgängig machen lässt. Diese vier Kriterien bilden die Grundlage jedes Human-in-the-Loop-Workflows und lassen sich auf konkrete Schwellwerte im Unternehmen übertragen.

Rechtliche Wirkung liegt etwa bei Vertragsabschlüssen, Kündigungen oder Bewerberabsagen vor, hier greift regelmäßig Artikel 22 DSGVO. Der Geldbetrag ist das gebräuchlichste Kriterium im Zahlungsverkehr: Rechnungen unterhalb eines definierten Schwellwerts mit vollständiger Übereinstimmung von Bestellung und Wareneingang können automatisiert weiterlaufen, alles darüber geht an eine Freigabeperson. Personenbezug wird kritisch, sobald eine Entscheidung Auswirkungen auf einzelne Mitarbeitende oder Kundinnen und Kunden hat, etwa bei Bonitätsprüfungen oder Zugriffsrechten.

Umkehrbarkeit ist das am häufigsten unterschätzte Kriterium. Eine falsch zugeordnete Kategorie in einem internen Bericht lässt sich leicht korrigieren, eine ausgeführte Zahlung oder eine versendete Kündigung nicht. Je schwerer sich eine Handlung rückgängig machen lässt, desto eher gehört sie vor die Ausführung auf den Schreibtisch eines Menschen, unabhängig davon, wie zuverlässig der Agent in der Vergangenheit gearbeitet hat.

Wie entsteht eine belastbare Freigabematrix für Ihren Human-in-the-Loop-Workflow?

Eine belastbare Freigabematrix entsteht, indem die Fachbereichsleitung für jede Vorgangsart einen Schwellwert, eine zuständige Rolle, eine Vertretung, eine Eskalationsstufe und eine Frist festlegt. Erst diese fünf Angaben zusammen machen aus einer allgemeinen Freigaberegel einen Ablauf, der im Tagesgeschäft tatsächlich funktioniert und im Streitfall nachvollziehbar bleibt.

Die Vorgangsart bestimmt den Ausgangspunkt: Eingangsrechnung, Vertragsänderung, Zugriffsrecht oder Personalvorgang haben unterschiedliche Risiken und brauchen eigene Regeln. Der Schwellwert legt fest, ab welchem Betrag oder welcher Abweichung ein Vorgang überhaupt zur Freigabe vorgelegt wird. Die Rolle benennt konkret, wer prüft, etwa die Kreditorenbuchhaltung oder die Teamleitung Einkauf, nicht nur eine Abteilung. Die Vertretung verhindert, dass ein Vorgang bei Abwesenheit liegen bleibt und aus Zeitdruck ungeprüft durchgewunken wird, ein bekannter Auslöser für Genehmigungsmüdigkeit.

Die Eskalationsstufe regelt, was passiert, wenn die zuständige Rolle nicht entscheiden kann oder will, etwa weil der Betrag ihre eigene Freigabegrenze übersteigt. Hier lassen sich bestehende Ticketsysteme wie Jira oder ServiceNow weiterverwenden, um den Vorgang sichtbar an die nächste Ebene zu übergeben. Fristen sorgen dafür, dass eine Skonto-Frist oder eine gesetzliche Bearbeitungszeit nicht durch einen liegen gebliebenen Freigabeschritt verstreicht. Wer diese Struktur zunächst auf Papier durchspielt, bevor sie im System wie Camunda abgebildet wird, erkennt Lücken, bevor sie im laufenden Betrieb zu Verzögerungen führen.

Wie verhindert ein Human-in-the-Loop-Workflow Genehmigungsmüdigkeit?

Ein Human-in-the-Loop-Workflow verhindert Genehmigungsmüdigkeit, indem er die Zahl der vorgelegten Fälle senkt und nur noch die Entscheidungen zur Prüfung bringt, die tatsächlich Ermessen erfordern. Anthropic hat gemessen, dass Nutzer von Claude Code 93 Prozent aller Berechtigungsabfragen bestätigen, ein Wert aus einem Experiment mit 2.784 Teilnehmern 93 Prozent Bestätigungsquote bei Claude Code. Bei dieser Frequenz wird Prüfen zur Reflexbewegung, nicht zur Entscheidung.

Die Konsequenz für die Gestaltung ist eindeutig: weniger Freigaben, dafür wirksame. Ein Genehmigungsworkflow mit KI, der jede kleinste Abweichung zur Bestätigung vorlegt, erzeugt genau die Übersättigung, die Anthropic dokumentiert hat. Wer 93 von 100 Anfragen ohnehin durchwinkt, prüft die verbleibenden sieben nicht gründlicher, sondern mit derselben verminderten Aufmerksamkeit.

Ein durchdachter Human-in-the-Loop-Workflow filtert deshalb vor der Vorlage: Routinefälle innerhalb definierter Grenzwerte laufen automatisiert durch, nur Abweichungen, ungewöhnliche Beträge oder neue Geschäftspartner erreichen die Fachkraft. Das senkt das Prüfvolumen und erhöht gleichzeitig die Trefferquote der verbleibenden Prüfungen, weil jede vorgelegte Entscheidung tatsächlich eine Entscheidung ist und keine Formalie.

Für die Praxis bedeutet das: Die Freigabematrix wird regelmäßig anhand der tatsächlichen Bestätigungsquote überprüft. Liegt sie dauerhaft über neunzig Prozent, ist die Schwelle falsch justiert, nicht die Belegschaft nachlässig.

Wie begrenzen wir Automatisierungsbias bei der Prüfung?

Automatisierungsbias wird begrenzt, indem die Prüfoberfläche den Widerspruchsanlass sichtbar macht statt eine fertige Bewertung. Wer nur ein grünes Häkchen oder eine Konfidenzangabe sieht, übernimmt sie tendenziell ungeprüft. Wer stattdessen die zugrunde liegenden Belege sieht, muss sich selbst ein Urteil bilden.

Konkret heißt das: Statt „Vorschlag: Freigeben, Konfidenz 97 Prozent“ zeigt die Oberfläche den Rechnungsbeleg, den Liefernachweis und die Abweichung zum Bestellwert nebeneinander. Der Agent liefert die Zusammenstellung, die Bewertung bleibt bei der prüfenden Person. Diese Trennung ist keine Kosmetik, sie entscheidet darüber, ob eine Freigabe eine Prüfung ist oder eine Bestätigung einer Maschinenmeinung Manipulation von Vertrauen zwischen Mensch und Agent.

Ein zweiter Baustein ist die Übersteuerungsrate: Wie oft weicht die menschliche Entscheidung vom Systemvorschlag ab? Eine Rate nahe null ist kein Erfolg, sondern ein Warnsignal, dass entweder das System zu gut kalibriert wirkt oder die Prüfung zur Formsache geworden ist. ANCUD IT richtet diese Messung von Anfang an ein, nicht nachträglich als Reparatur.

Ergänzend hilft eine bewusste Variation der Darstellung, etwa durch wechselnde Reihenfolge der Belege oder gelegentliche Kontrollfälle mit bekanntem Ausgang, um die Prüfsorgfalt stichprobenartig zu testen. Das ist kein Misstrauen gegenüber der Belegschaft, sondern ein Werkzeug, um die Oberfläche selbst zu verbessern.

Wie sieht die Eskalation im Human-in-the-Loop-Workflow aus?

Die Eskalation im Human-in-the-Loop-Workflow folgt festen Fristen, klaren Vertretungsregeln und einer definierten Weitergabe an ein Ticketsystem. Reagiert die zuständige Person nicht innerhalb der gesetzten Frist, geht der Fall automatisch an eine Vertretung, danach an eine Eskalationsstufe, niemals in eine automatische Genehmigung.

Technisch wird das an bestehende Vorgangssysteme angebunden: Ein liegen gebliebener Freigabefall erzeugt ein Ticket in Jira oder ServiceNow mit Kontext, Frist und bisherigem Bearbeitungsverlauf. Die Fachabteilung muss keine neue Oberfläche lernen, sie sieht den Vorgang dort, wo sie ohnehin arbeitet.

Wichtig ist der Umgang mit Nichtentscheidung: Ein unbearbeiteter Fall gilt niemals als stillschweigend genehmigt. Läuft eine Frist ab, ohne dass eine Person entschieden hat, bleibt der Vorgang blockiert und wird eskaliert, bis eine Entscheidung mit Namen und Zeitstempel vorliegt. Diese Regel schützt vor der stillen Automatisierung durch Untätigkeit.

Für kritische Fälle, etwa hohe Zahlungsbeträge oder neue Vertragspartner, sind kürzere Fristen und zusätzliche Eskalationsstufen hinterlegt. Die Regeln selbst werden gemeinsam mit der Fachabteilung festgelegt, ANCUD IT liefert die technische Umsetzung, nicht die fachliche Grenzziehung.

Wie wird eine Freigabeentscheidung nachvollziehbar dokumentiert?

Eine Freigabeentscheidung wird nachvollziehbar dokumentiert, indem der Audit-Trail vier Angaben fest verknüpft: die Datenbasis, auf der der Vorschlag beruhte, den Vorschlag selbst, die entscheidende Person mit Zeitpunkt und deren Begründung. Diese vier Elemente ergeben zusammen einen geschlossenen Nachweis, der auch Monate später prüfbar bleibt, etwa bei einer Betriebsprüfung.

Für Rechnungsfreigaben gilt in Deutschland die GoBD, die eine lückenlose, unveränderbare und zeitnahe Protokollierung verlangt. Ein Human-in-the-Loop-Workflow muss diese Anforderung technisch erfüllen, nicht nur behaupten: Jede Änderung am Vorgang wird versioniert, jede Entscheidung ist einer natürlichen Person zugeordnet, keine nachträgliche Bearbeitung ohne Spur.

Auf europäischer Ebene wird diese Protokollierungspflicht künftig durch die Norm EN 18229-1 konkretisiert, die Anforderungen aus Artikel 14 des AI Act zu Logging, Transparenz und menschlicher Aufsicht in technische Vorgaben übersetzt. Ein Freigabesystem, das heute nach diesem Muster protokolliert, ist auf die kommende Normierung vorbereitet, statt sie nachträglich nachrüsten zu müssen Human-in-the-Loop als KI-Prinzip in der Legal Compliance.

In der Praxis bedeutet das für ANCUD-Projekte: Der Audit-Trail ist kein Zusatzmodul, sondern Bestandteil der Grundarchitektur. Die Dokumentation der IT-Service-Prozesse rund um Freigaben und Änderungen lässt sich dabei an bestehende Strukturen des IT Service Management anknüpfen, statt eine separate Protokollwelt aufzubauen.

Wie fügt sich ein Human-in-the-Loop-Workflow in SAP, DATEV und Dynamics 365 ein?

Ein Human-in-the-Loop-Workflow fügt sich in SAP, DATEV und Dynamics 365 ein, indem er die vorhandenen Freigabemasken weiterverwendet statt ersetzt. Die Prüfung findet in SAP MIRO, der DATEV Belegfreigabe oder Business Central mit Document Capture statt, der Agent liefert lediglich den vorbereiteten Vorschlag mit Beleglage in dieses gewohnte Umfeld.

Diese Entscheidung ist bewusst: Fachkräfte, die seit Jahren in SAP oder DATEV arbeiten, sollen keine zusätzliche Oberfläche lernen müssen, nur weil im Hintergrund ein KI-Agent die Vorprüfung übernimmt. Eine neue Freigabe-App parallel zum ERP-System schafft zusätzliche Fehlerquellen und Akzeptanzprobleme, ohne einen erkennbaren Vorteil zu bringen.

Technisch bedeutet das eine Anbindung über vorhandene Schnittstellen: SAP-Workflows werden um einen vorgelagerten Prüfschritt ergänzt, DATEV-Belegflüsse erhalten zusätzliche Metadaten zur Herkunft des Vorschlags, Business Central protokolliert die Freigabe im gewohnten Genehmigungsprotokoll. Der Freigabe-Workflow für KI-Agenten bleibt damit an das System gebunden, das die Buchhaltung ohnehin täglich nutzt.

Für Unternehmen mit individuellen Freigabestrecken außerhalb der Standardmasken, etwa in Fachanwendungen, lassen sich vergleichbare Prüfschritte auch prozessorientiert über eine Bpm-Plattform abbilden, wenn eine bestehende Lösung dafür nicht ausreicht. Der Grundsatz bleibt gleich: bestehende Werkzeuge zuerst prüfen, neue erst dann einführen, wenn eine echte Lücke besteht.

Welche Rolle tragen Sie: Anbieter oder Betreiber?

Mittelständische Unternehmen sind beim Einsatz eines Human-in-the-Loop-Workflows fast immer Betreiber im Sinne des AI Act, nicht Anbieter. Sie setzen ein zugekauftes oder von einem Dienstleister entwickeltes System im eigenen Betrieb ein und tragen damit die Aufsichtspflichten im Alltag, nicht die Pflicht, das System selbst aufsichtsfähig zu konstruieren.

Der Anbieter, im Regelfall der Softwarehersteller oder das beauftragte Beratungsunternehmen, muss das System so gestalten, dass wirksame menschliche Aufsicht technisch überhaupt möglich ist, etwa durch Protokollierung, Abbruchmöglichkeiten und verständliche Vorschläge. Der Betreiber muss diese Möglichkeit im Alltag tatsächlich nutzen: Personal schulen, Fristen einhalten, Eskalationen bearbeiten, Entscheidungen dokumentieren.

Diese Rollentrennung entlastet nicht von Verantwortung, sie konkretisiert sie. Wer als Betreiber einen Human-in-the-Loop-Workflow einsetzt, muss nachweisen können, dass die Aufsicht real stattfindet, nicht nur technisch möglich wäre. Formal abgezeichnete, aber inhaltlich nicht geprüfte Freigaben erfüllen diese Pflicht nicht.

Für die Beauftragung bedeutet das: ANCUD IT klärt zu Beginn eines Projekts, welche Rolle das Unternehmen jeweils einnimmt, und richtet Schulung, Protokollierung und Eskalationswege entsprechend aus. Das gehört zur technischen Bestandsaufnahme, die jedem Projekt vorausgeht.

Welche Kennzahlen zeigen, dass der Human-in-the-Loop-Workflow wirkt?

Ob ein Human-in-the-Loop-Workflow tatsächlich Wirkung zeigt, lässt sich an vier Kennzahlen ablesen: der Übersteuerungsrate, der Bearbeitungsdauer bis zur Entscheidung, dem Anteil eskalierter Fälle und dem Ergebnis von Stichprobenprüfungen. Diese Werte zeigen gemeinsam, ob Menschen noch prüfen oder nur noch abzeichnen. Konkrete Zielwerte lassen sich nicht pauschal vorgeben, sie ergeben sich aus der jeweiligen Prozesslandschaft und werden im Betrieb beobachtet, nicht vorab versprochen.

Die Übersteuerungsrate zeigt, wie oft ein Mensch einer KI-Empfehlung widerspricht oder sie korrigiert. Sinkt sie über Monate ohne erkennbaren fachlichen Grund, kann das auf Automatisierungsbias hindeuten statt auf eine bessere KI. Die Bearbeitungsdauer bis zur Entscheidung zeigt, ob eine Freigabe noch geprüft oder nur noch durchgeklickt wird. Anthropic hat bei Nutzern von Claude Code gemessen, dass 93 Prozent aller Berechtigungsabfragen bestätigt werden, ein Hinweis darauf, wie schnell aus Freigabe reine Formsache wird, wenn das Prüfvolumen zu hoch ist Human in the Loop: Wie KI menschlich wird und automatisiert.

Der Anteil eskalierter Fälle zeigt, ob die Freigabematrix richtig kalibriert ist. Ist er dauerhaft nahe null, prüft die Eskalationsregel möglicherweise nicht mehr streng genug. Stichprobenprüfungen ergänzen die laufenden Werte durch eine unabhängige Nachkontrolle bereits abgeschlossener Fälle und decken auf, ob formale Freigaben inhaltlich Substanz hatten.

Diese Kennzahlen gehören in ein laufendes Monitoring, nicht in einen einmaligen Bericht. Wer den Human-in-the-Loop-Workflow an bestehendes IT Service Management anbindet, kann Auffälligkeiten wie steigende Eskalationszahlen direkt als Vorgang erfassen und nachverfolgen, siehe dazu IT Service Management.

Welche Risiken bleiben bei einem Human-in-the-Loop-Workflow?

Auch ein sorgfältig eingeführter Human-in-the-Loop-Workflow beseitigt nicht alle Risiken. Fünf Restrisiken bleiben bestehen: Vertrauensmanipulation zwischen Mensch und Agent, Datenlücken bei der Entscheidungsgrundlage, unklare Rollenwechsel, Sammelfreigaben ohne Einzelprüfung und Umgehung über Nebenwege außerhalb des vorgesehenen Prozesses. Wer diese Risiken kennt, kann sie im Betrieb beobachten, statt sie zu ignorieren.

Der OWASP-Katalog für agentische Anwendungen benennt unter dem Punkt ASI09 die Manipulation von Vertrauen zwischen Mensch und Agent als eigenes Risiko: Ein Agent kann durch geschickte Formulierung oder wiederholte korrekte Vorschläge das Vertrauen der prüfenden Person so weit aufbauen, dass diese kritische Fälle nicht mehr sorgfältig liest. Datenlücken entstehen, wenn dem Agenten nicht alle relevanten Informationen vorliegen, die Freigabeoberfläche dies aber nicht transparent macht, sodass der Mensch auf Basis eines unvollständigen Bildes entscheidet.

Rollenwechsel sind riskant, wenn dieselbe Person, die einen Vorgang fachlich bearbeitet hat, ihn anschließend auch freigibt und damit das Vier-Augen-Prinzip faktisch aushebelt. Sammelfreigaben, bei denen mehrere Vorgänge in einem Klick abgezeichnet werden, sparen Zeit, verringern aber die Wahrscheinlichkeit, dass ein einzelner kritischer Fall auffällt. Und Umgehung über Nebenwege bedeutet: Wenn der offizielle Freigabeweg als lästig gilt, finden Mitarbeitende Abkürzungen, etwa direkte Buchungen außerhalb des Systems, die keine Prüfung mehr durchlaufen.

Keines dieser Risiken lässt sich technisch vollständig ausschließen. Sie werden durch Protokollierung sichtbar gemacht, durch Stichproben nachverfolgt und durch klare organisatorische Regeln begrenzt. Ein Human-in-the-Loop-Workflow ist damit kein einmalig abgeschlossenes Projekt, sondern ein Kontrollmechanismus, der regelmäßig überprüft werden muss.

Wie lange dauert die Einführung eines Human-in-the-Loop-Workflows?

Die Einführung eines Human-in-the-Loop-Workflows lässt sich nicht in festen Wochenzahlen versprechen, da sie von der Anzahl der Vorgangsarten, der Systemlandschaft und den vorhandenen Freigabewegen abhängt. Realistisch verläuft sie in drei Phasen: Bestandsaufnahme der bestehenden Freigaben, ein begrenzter Pilot mit einem Vorgangstyp und der schrittweise Übergang in den Regelbetrieb.

In der Bestandsaufnahme wird erfasst, welche Entscheidungen heute wie, von wem und mit welcher Protokollierung getroffen werden, etwa in SAP MIRO, DATEV Belegfreigabe oder einem Ticketsystem. Diese Phase deckt auf, wo bereits Freigabematrizen existieren und wo Nebenwege genutzt werden, die im neuen Workflow geschlossen werden müssen. Ihre Dauer hängt von der Zahl der beteiligten Fachbereiche und der Qualität der vorhandenen Dokumentation ab.

Der Pilot beschränkt sich bewusst auf einen einzelnen, gut abgegrenzten Vorgangstyp, etwa die Freigabe von Rechnungen über einem bestimmten Betrag. In dieser Phase wird die Eskalationsregel in der Praxis getestet, die Übersteuerungsrate beobachtet und die Protokollierung geprüft. Erst wenn sich der Pilot als stabil erweist, wird der Workflow auf weitere Vorgangsarten ausgeweitet.

Der Übergang in den Regelbetrieb hängt von Faktoren ab, die außerhalb der reinen Technik liegen: Schulung der freigebenden Personen, Anpassung bestehender Betriebsvereinbarungen und die Abstimmung mit Datenschutz und Revision. Wer diese Abhängigkeiten früh benennt, vermeidet Verzögerungen, die sonst erst im laufenden Projekt sichtbar werden.

Was kostet ein Human-in-the-Loop-Workflow?

Die Kosten eines Human-in-the-Loop-Workflows lassen sich nicht als fester Betrag nennen, da sie von der Anzahl der Vorgangsarten, der Zahl der anzubindenden Schnittstellen, den Protokollanforderungen und dem laufenden Betrieb abhängen. Statt eines Pauschalpreises steht am Anfang eine technische Bestandsaufnahme, die diese Faktoren für die jeweilige Systemlandschaft konkret ermittelt.

Die Anzahl der Vorgangsarten beeinflusst den Aufwand direkt: Ein einzelner Freigabetyp für Rechnungen ist mit deutlich weniger Regelwerk verbunden als ein Workflow, der zusätzlich Vertragsfreigaben oder Personalentscheidungen abdeckt. Die Zahl der Schnittstellen zu bestehenden Systemen wie SAP MIRO, Dynamics 365 Business Central oder Ticketsystemen wirkt sich auf den Integrationsaufwand aus, besonders wenn mehrere Systeme parallel bedient werden müssen.

Protokollanforderungen sind ein eigener Kostenfaktor: Eine Dokumentation, die GoBD-Anforderungen für Rechnungsprozesse erfüllen muss, verlangt eine andere Sorgfalt als ein internes Freigabeprotokoll ohne externe Prüfpflicht. Hinzu kommen laufende Betriebskosten für Monitoring der Kennzahlen und Schulungsaufwand, damit die freigebenden Personen die Eskalationsregeln verstehen und Genehmigungsmüdigkeit nicht zur stillen Regel wird.

Wer diese Faktoren vorab kennt, kann eine Investitionsentscheidung fundiert treffen, statt auf einen unverbindlichen Richtwert zu vertrauen. ANCUD IT beginnt deshalb grundsätzlich mit einer Bestandsaufnahme der vorhandenen Freigabewege, bevor ein Angebot für einen Human-in-the-Loop-Workflow erstellt wird.

Wie starten Sie mit einem Human-in-the-Loop-Workflow bei ANCUD IT?

Der Einstieg bei ANCUD IT beginnt mit einer technischen Bestandsaufnahme der vorhandenen Freigabewege: Welche Entscheidungen werden heute wie getroffen, in welchen Systemen, mit welcher Protokollierung und an welchen Stellen bestehen Nebenwege. Auf dieser Grundlage wird ein einzelner Vorgangstyp für einen Pilotbetrieb ausgewählt, bevor ein vollständiger Human-in-the-Loop-Workflow entsteht.

Für den Pilot wird bewusst ein überschaubarer, gut messbarer Vorgangstyp gewählt, etwa eine Freigabestufe in der Rechnungsprüfung. Dort lassen sich Übersteuerungsrate, Bearbeitungsdauer und Eskalationsanteil beobachten, bevor der Workflow auf weitere Bereiche ausgeweitet wird. Bestehende Systeme wie SAP MIRO, DATEV Belegfreigabe oder ein vorhandenes Ticketsystem werden dabei weiterverwendet, nicht ersetzt.

Diese Leistung grenzt sich bewusst von benachbarten Angeboten ab: Wer die allgemeine Automatisierung von Abläufen sucht, findet die passende Grundlage in der Softwareentwicklung von ANCUD IT, siehe Softwareentwicklung. Wer speziell die automatisierte Erfassung von Belegen und Dokumenten benötigt, ist bei der Intelligenten Dokumentenverarbeitung besser aufgehoben, siehe Intelligente Dokumentenverarbeitung. Diese Seite setzt eine Ebene höher an: Sie regelt, wann ein Agent selbstständig handeln darf und wann ein Mensch eingreifen muss.

Interessierte Unternehmen können ein Erstgespräch anfragen, in dem der Umfang der Bestandsaufnahme und ein realistischer Pilotumfang gemeinsam festgelegt werden, ohne dass vorab feste Preise oder Fristen genannt werden, die den individuellen Prozessen nicht gerecht würden.